Søk og gjenfinning i arkivdanningsfasen

Abstract

Hensikten med denne oppgaven er å undersøke hvorvidt søk og gjenfinning i arkivfasen er et problem for ansatte i offentlige organer i Norge. Jeg har utført en mindre spørreundersøkelse i to departementer for å kartlegge hvordan de ansatte går frem for å søke, og hvorvidt de finner det de søker etter. Det er i arkivdanningsfasen at fremtidens arkiver skapes, og det er derfor strenge krav til hva som skal registreres i arkivene og hvordan dette skal gjøres. Måten denne informasjonen registreres på i arkivet, legger premissene for i hvilken grad de er gjenfinnbare i etterkant. Ettersom de fleste offentlige organer benytter sak- og arkivløsninger, vil de ansatte hele tiden ha kort vei til informasjonen i arkivet. Det er allikevel ikke gitt at de er i stand til å finne denne informasjonen. Dette avgjøres både av kjennskapen til søkefunksjonalitet, kompetanse på denne funksjonaliteten, og hvordan man selv velger å utnytte dette. Jeg har delvis basert meg på teori fra biblioteks- og informasjonsvitenskapen. Innen dette fagområdet er det et stort fokus på brukernes fremgangsmåte ved søk og gjenfinning. Denne teorien kan med hell også overføres på søk i sak- og arkivløsninger. Dette kan gi bedre forutsetninger for å avdekke hvilke problemer de ansatte eventuelt har knyttet til søk og gjenfinning. En bacheloroppgave er av et så begrenset omfang at den ikke er egnet til å kartlegge hele dette feltet, men jeg ønsker å sette fokus på det med denne oppgaven. Mitt håp er at noen i nær fremtid ser nærmere på dette i større skala.