Medarbeiderundersøkelsen – utvikling eller «rett i skuffen»? Om medarbeiderundersøkelsen som styringsverktøy i Bærum kommune

Abstract

Medarbeiderundersøkelsen som et kartleggings- og styringsverktøy for å utvikle arbeidsmiljøet har fått mye oppmerksomhet de senere år. Dette skyldes blant annet at prosessene er ressurskrevende i form av tid og penger, men også at effektene kan være vanskelige å måle. Denne studien er gjennomført i Bærum kommune og tar utgangspunkt i medarbeiderundersøkelsen gjennomført høsten 2014. Vi har studert anvendelsen av medarbeiderundersøkelsen gjennom fire ulike faser: mål- og hensikt, planlegging og gjennomføring, oppfølging og rapportering, og utvikling og læring. Problemstillingen «Hvordan anvendes medarbeiderundersøkelsen i Bærum kommune som styringsverktøy for å utvikle arbeidsmiljøet?» er besvart gjennom tre organisasjonsteoretiske perspektiver: et instrumentelt, et kulturelt og et myteperspektiv. Vi har innlemmet en kontekstuell ramme ved å presentere sentrale trekk ved balansert målstyring, samt betydningen av informasjonssystemer. Besvarelsen er gjort ved bruk av kvalitativ metode og casestudie som forskningsdesign. Data er samlet inn gjennom åtte intervjuer, med støtte av ulike dokumenter. Resultatene viser at den generelle oppfatningen av medarbeiderundersøkelsen er at det er et godt verktøy til sitt formål, med hensikt å måle resultater og skape utvikling av arbeidsmiljøet. De nederste ledernivåene relaterer hensikten til kommuneledelsens behov for målstyring. Lederne på de øverste nivåene vurderer dette ut i fra et mer helhetlig perspektiv. Våre funn viser at medarbeiderundersøkelsen planlegges og gjennomføres etter de forankrede retningslinjer og prosedyrer. Dette til tross for at det eksisterer variasjon i holdninger når det gjelder hensikten med å gjennomføre medarbeiderundersøkelser. Det er utviklet en kultur blant både ledere og medarbeidere som støtter målet om høy svarprosent gjennom praktisk tilrettelegging og stort fokus på gjennomføringsprosessen. Ved lav score skjer oppfølging gjennom den formelle strukturen, mens det ved høy score synes å foregå en kulturell tilpasning av prosedyrene ved bruk av andre verktøy. Arbeidsmiljøutvikling oppleves som viktig og det etterlyses en mer systematisk evaluering og erfaringsutveksling i organisasjonen da dette vil kunne føre til mer kunnskap og innovasjon. Oppsummert viser studien at de to første fasene av medarbeiderundersøkelsen er tydelig forankret instrumentelt i den formelle strukturen, mens de to siste fasene i langt større grad forklares gjennom normer og verdier og støttes av kultur- og myteperspektivene.

A personnel survey – growth and development or water under the bridge? - The personnel survey as a tool in the municipality of Bærum The role of personnel surveys as a mapping and management tool for growth and development in the work environment has received much attention in recent years. This is primarily due to the fact that the processes involved are resource intensive in terms of time and money, but also that actual outcomes can be difficult to measure. The study has been undertaken in the municipality of Bærum and has as its starting point, the survey conducted by the municipality in autumn 2014. We have examined the use of the personnel survey through 4 different phases: goal and intention, planning and implementation, follow through and reporting, and development and learning. The issue ‘How is the personnel survey in Bærum Kommune used as a tool to develop the working environment?’ is addressed through three organizational theoretical perspectives: the instrumental, the cultural and the myth perspective. We have incorporated a contextual framework by presenting key aspects of balanced scorecard, as well as the significance of information systems. Our findings are made with the use of qualitative method and case studies as research design. Results indicate that the general perception is that the personnel survey is a good tool for the purpose, in the sense that it can be assumed to measure results and create the climate for developing the working environment. At the lower levels of leadership the purpose is associated with the need for the municipal leadership to manage goals. The upper levels of leadership evaluate the surveys from a more holistic perspective. Our findings indicate that the survey is planned and implemented in accordance with established procedures. This latter indication is despite the fact that attitudes vary towards the intention behind carrying out personnel surveys. By practical facilitation and a clear focus on the implementation process, a culture has developed among both leadership and employees which supports the aim of a high level of participation. In the event of low scores, follow through is carried out by way of the formal structure, while in the case of high scores there appears to be a cultural adjustment in procedures by using other tools. Growth and development in the working environment is considered important and a desire for a more systematic evaluation and exchange of ideas within the organization has been expressed, since this can lead to more insight and innovation. In summary, this study indicates that the two first phases of the personnel survey are well established instrumentally in the formal structure, while the two last phases are to a greater extent accounted for through norms and values and are supported by cultural and myth perspectives.