Hvordan blir strategier til? : en studie av strategiske prosesser i Bufetat

Abstract

Skillet mellom offentlig og privat sektor har blitt noe utvisket etter innføringen av Ny Offentlig Syring. Markedstanker fra privat sektor har blitt forsøkt overført til offentlig sektor. Tanker om strategi er kjent fra den militære verdenen. Strategisk styring og strategisk ledelse har vært rettet mot å definere nye markeder og nye produkter. Nå har strategier, det vil si en organisasjons evne til å tilpasse organisasjonen til sine omgivelser og til å prioritere ressurser i et langsiktig perspektiv, også blitt vanlige i norske offentlige virksomheter. Denne oppgaven ser på strategiprosessene i én organisasjon: Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat). Målet for oppgaven er å beskrive egenskaper ved utformingsprosessen og å identifisere forhold som gjør at en strategi blir til. Strategier kan bli til gjennom bevisst planlagte prosesser eller de kan vokse frem fra en strøm av beslutninger som til sammen danner en strategi. Bufetat har hatt to ulike strategier og arbeidet med dem faller inn under disse kategorier. Strategiprosessen i 2007 var formell, ledet og utviklet av toppledelsen, konsulenter var med tett i prosessen, og implementeringen ble holdt adskilt fra strategiutviklingen. Kvalitetsutviklingsprogrammet er et program som retter seg mot å utvikle etaten generelt og kvalitet i tjenestene spesielt. I programmet er ledelsen også tett på, men de ansatte er involverte i de ulike innsatsområder og delprosjekter. Utvikling og implementering skjer samtidig, og organisasjonen bygger sin strategi ved å lære av sine erfaringer over tid. Gjennom intervjuer av nøkkelpersoner i direktoratet og etaten, i tillegg til en dokumentanalyse, belyses ulike sider ved strategiarbeidet. De viktigste funnene i oppgaven er at det er utfordringer knyttet til implementering av strategier, når gjennomføringen ses adskilt fra utformingen og utviklingen av dem. Endringer i en organisasjon avhenger av at man kan kombinere både «harde» og «myke» måter å gjennomføre endringer på. Altså både strukturelle og effektiviserende tiltak (dvs. omstilling) og samtidig støtte organisasjonens muligheter og evner (involvere de ansatte, fokus på kultur m.m.). Strategiarbeid der utvikling og implementering skjer over tid er utfordrende for organisasjonen og for ledelsen. Organisasjonen må også kjenne til og forstå denne metodikken. Dette krever at ledelsen tillater organisasjonen å prøve og feile, men også at ledelsen er eksplisitt i hvordan de retter sine forventninger til de ansatte.

How are strategies developed? A study of strategic processes in the Norwegian Directorate for Children, Youth and Family Affairs (Bufetat). The distinction between public and private sector has been somewhat diluted after the introduction of the New Public Management. It has been attempted to transfer market oriented management from the private sector to the public sector. Strategic management has been directed to define new markets and new products. Strategies as the organization's ability to adapt the organization to its environment and to prioritize resources in the long term have become common in the Norwegian public sector as well. This paper seeks to describe the strategy process in one organization in particular: The Norwegian Directorate for Children, Youth and Family Affairs (Bufetat). The aim of the study is to describe the characteristics of the design process and identify what matters when strategies are developed. Strategies can be deliberate or they may emerge from a stream of decisions which together form a strategy. Bufetat has had two different strategies and the strategic processes fall into these two categories. Bufetats strategy process from 2007 was formal, managed and developed by top management, consultants participated closely in the process, and the implementation was kept separate from strategy development. The Quality Improvement Program (Kvalitetsutviklingsprogrammet) is a program aimed at developing the agency in general and the quality of services in particular. Management also plays a leading role in this strategy, but the employees are involved in the various areas and sub-projects of the program. Strategy formulation and implementation takes place simultaneously, and the organization builds its strategy by learning from its experiences over time. Through interviews with key people in the directorate and the agency, as well as a document analysis, various aspects of the strategy process are unveiled. The main findings of the thesis are that there are challenges when implementing strategies. Challenges arise when implementation is seen separately from the design and development of a strategy. Successful changes in an organization depend on managers’ ability to combine both "hard" and "soft" ways to implement changes. Both structural and efficiency measures (i.e. restructuring) are required while focusing on the organization's opportunities and abilities (involving employees, corporate culture etc.). Strategies that are developed and implemented at the same time, requires management to allow the organization to try and fail, but also that management is explicit in what it expects from the employees.