Hvordan optimalisere areal ved Ahus gjennom studier av møterom på Konsulatet?

Abstract

Denne rapporten er et resultat av et prosjekt initiert av FM-divisjonen ved Ahus. Besvarelsen vår er et bidrag til Ahus og hvilke muligheter som ligger der når det kommer til utnyttelse av møterom. Ahus er først og fremst et sykehus hvor pasientbehandling og forskning står i sentrum. Allikevel er møter en del av hverdagen til alle organisasjoner. Vi jobbet derfor med utgangspunkt i følgende problemstilling: Hvordan optimalisere areal ved Ahus gjennom studier av møterom på Konsulatet? For å svare på dette begynte vi med å gjennomføre et observasjonsstudie ved møterommene i Konsulatet. Dette for å finne ut av såkalt bruksgrad og bruksfrekvens ved møterommene. Deretter ble det sendt ut et spørreskjema til 123 respondenter som bruker arealene ved Konsulatet. Av disse 123 respondentene valgte 68 å svare på spørsmålene våre. Etter dette hadde vi en tredje metode i form av semistrukturerte intervjuer med informanter fra FM-organisasjoner i store selskaper i Oslo sentrum og på Fornebu hvor kvadratmeterprisen er høy. Grunnen til intervju av disse ekspertene er fordi de har mye kunnskap om hvordan man kan optimalisere arealet og effektiviteten ved bestilling av møterom, og hvordan møterommene skal plasseres og videreutvikles. Funnene viser at bestillingssystemet er en avgjørende faktor. Dette bør være tilpasset hvem som skal bruke det. Det vil også si at det bør tilpasses organisasjonskulturen. Funnene våre viser at organisasjonskulturen kan ha mye å si for hvordan møterommene brukes. For få små møterom og misbruk av seriefunksjon er også en vanlig utfordring både på Konsulatet og for våre informanter. Sensorteknologi ser også ut til å kunne optimalisere bruken av møterommene betraktelig. En kobling opp mot smarttelefon er også aktuelt. Ved inneklima er det utfordringer knyttet til det akustiske og atmosfæriske miljøet.