Return-to-work coordination: Concept, consequences, and challenges

Abstract

Introduction: RTW coordination has been found to promote a quicker return-to-work for sick-listed workers. Still, there is an ongoing debate on the best practices of RTW coordination, and in Norway, little is known about how RTW coordination is currently practiced. Therefore, the aim was to reveal current concept related coordination, develop some understanding of how coordination is practiced and its challenges and consequences in return-to-work processes, and identify some possibilities for future research and practice. Methods: The thesis includes one cohort study of sick-listed employees participating in Rapid-RTW programmes in Norway, which investigates the associations between personal, intervention, and predictive factors related to being provided with a coordinator in Rapid- RTW programmes (study I) and associations of being provided with a coordinator and length of time until RTW (study II). Two qualitative studies are also included: a group interview study exploring stakeholders’ opinions on challenges and needed changes in the follow-up of sick-listed employees in Norway (study III) and an individual interview study with supervisors that investigates their experiences with fostering work integration (study IV). Results: Paper I revealed that being provided with a coordinator is common in Rapid-RTW programmes; however, the coordinator was only responsible for coordinating their own services. Employees with a coordinator had more professionals involved and more contact with other stakeholders. Paper II revealed that employees provided with a coordinator experienced their first RTW later than those who were not provided with a coordinator. However, this result did not remain statistically significant in the adjusted analysis. For the first full-RTW, there was no statistically significant difference between those who were and were not provided with a coordinator. Paper III details the problems experienced and identifies needed changes in the RTW processes. The experts suggested that the services should be better coordinated, closer cooperation between stakeholders across levels and services and the provision of a local RTW coordinator. In paper IV, challenges related to obtaining successful integration were related to maintaining cooperation in different phases of the process between the employee and the manager and between other stakeholders. Conclusion: This thesis revealed that the current concept of RTW coordination in Norway seems to have the consequences of limited impact on RTW. In addition, several challenges of service coordination in RTW processes are identified.

Bakgrunn: Koordinering har tidligere vist å fremme en raskere tilbakeføring til arbeid for sykemeldte. Imidlertid er det fortsatt en pågående debatt om beste praksis for koordinering av tilbakeføringstilbud, og i Norge er det lite kjent hvordan koordinering i slike prosesser praktiseres. Formålet med denne avhandlingen var derfor å avdekke nåværende koordineringsmodell, utvikle en forståelse for hvordan koordinering praktiseres og utfordringene og konsekvensene praksisen har for tilbakeføringsprosesser, samt å identifisere noen muligheter for fremtidig forskning og praksis. Metode: Avhandlingen består av en kohortstudie av sykemeldte arbeidstakere som deltok i Raskere-tilbake tilbud i Norge, hvor sammenhenger mellom personlige-, intervensjons- og prediktive faktorer knyttet til å bli tildelt en koordinator ble undersøkt (studie I), samt assosiasjoner mellom å ha en koordinator og tid til tilbakeføring (studie II). To kvalitative studier inngår; En gruppeintervjustudie som utforsker eksperter på sykefraværsoppfølging sine meninger om utfordringer og nødvendige endringer i oppfølgingen av sykemeldte i Norge (studie III), og en individuell intervjustudie hvor lederes erfaringer med å fremme inkludering i arbeidslivet ble undersøkt (studie IV). Resultater: Artikkel I viste at å få tildelt en koordinator er vanlig i Raskere-tilbake tilbud; koordinatoren var imidlertid bare ansvarlig for å koordinere sine egne tjenester. Ansatte med koordinator hadde flere fagfolk involvert og mer kontakt med andre aktører. Artikkel II viste at ansatte som fikk en koordinator kom senere tilbake til jobb enn de uten en koordinator. Dette resultatet var imidlertid ikke statistisk signifikant i den justerte analysen. For tid til første tilbakeføring i samme stillingsprosent som før fraværet var det ingen statistisk signifikant forskjell mellom de som hadde og de som ikke hadde en koordinator. Artikkel III beskriver erfarte utfordringer i sykefraværsoppfølging, og identifiserte behov for endringer i tilbakeføringsprosessen. Ekspertene foreslo at tjenestene skulle koordineres bedre, et tettere samarbeid mellom aktører på tvers av nivåer og tjenester, samt å tilby en lokal tilbakeføringskoordinator. I artikkel IV knyttet ledere utfordringer med å oppnå vellykket integrering i arbeidslivet til å opprettholde samarbeid i ulike faser av tilbakeføringsprosessen, mellom medarbeider og leder, samt med andre aktører. Konklusjon: Denne avhandlingen avdekket at den nåværende modellen for koordinering av tilbakeføring til arbeid i Norge ser ut til å ha begrenset innvirkning på tilbakeføring. I tillegg er flere utfordringer med koordinering av tjenester i tilbakeføringsprosesser identifisert.