Hvordan påvirker virtuelle kommunikasjonsformer kvaliteten på leder–medarbeider relasjoner, og hvilke tiltak kan styrke relasjonen i fravær av fysisk tilstedeværelse?

Abstract

Denne masteroppgaven undersøker hvordan virtuelle kommunikasjonsformer påvirker relasjonskvaliteten mellom leder og medarbeider i offentlig sektor, med søkelys på Forsvarets IKT-organisasjon. Studien er forankret i Leader-Member Exchange (LMX) teori, hvor det settes søkelys hvordan relasjonene påvirkes i virtuelle situasjoner. Media Richness Theory og bruk av kunstig intelligens (KI) er tatt med som elementer i relasjonsutvekslingene. Formålet har vært å forstå hvilke faktorer som fremmer eller hemmer relasjonsbygging i digitale flater, og hvordan ledere kan ivareta relasjonene når fysisk samhandling er begrenset eller fraværende.

Datagrunnlaget består av en kvantitativ og kvalitativ spørreundersøkelse sendt til ansatte og ledere i Forsvarets IKT. Det ble samlet inn både strukturerte data og åpne fritekstsvar. LMX-nivået ble målt ved hjelp av den anerkjente LMX-7 skalaen til Graen og Uhl-Bien, og resultatet viser et gjennomsnitt på 23 av 35 poeng, noe som plasserer respondentene i den øvre delen av det som regnes som moderat relasjonskvalitet. Dette tyder på en god, men ikke best mulig, relasjon mellom leder og medarbeider i en virtuell situasjon.

Fritekstsvarene indikerer at virtuelle situasjoner ofte oppleves som formelle, agendaorienterte og fattige på emosjonell dybde. Respondentene peker på fravær av kroppsspråk, uformell dialog og sosial kontekst som sentrale utfordringer i digitale situasjoner. Slike forhold påvirker evnen til å bygge tillit, gi anerkjennelse og etablere et godt psykososialt arbeidsmiljø som er avgjørende elementer for å oppnå høy LMX-kvalitet. Det fremkommer også at virtuelle situasjoner fungerer best når det eksisterer en fysisk relasjon i forkant.

Videre viser studien at bruken av kunstig intelligens for å bedre LMX-kvaliteten er svært begrenset i virtuelle situasjoner, for å bedre LMX-kvaliteten. Det er kun 14 prosent av respondentene som oppgir at KU benyttes i noen grad. Begrensningene knyttet til sikkerhetsgradering, lav digital modenhet og manglende kompetanse og tillit til teknologien. Samtidig uttrykker flere respondenter interesse for KI som støtteverktøy til administrative prosesser, oppsummeringer og struktur, men ikke som erstatning for menneskelig samspill.

Resultatene fra undersøkelsen gir støtte til Media Richness Theory. Ansatte foretrekker kommunikasjonsformer med høy medieriket, som ansikt-til-ansikt møter og videomøter, for å oppnå gode relasjoner. Studien viser også at digitale verktøy alene ikke er tilstrekkelige for å etablere gode leder-medarbeider relasjoner, og understreker viktigheten av bevisst ledelse med vekt på relasjonsbygging i virtuelle situasjoner.

Oppgaven konkluderer med at det finnes et betydelig forbedringspotensial i hvordan leder-medarbeider relasjoner ivaretas gjennom virtuelle situasjoner. Blant foreslåtte tiltak er bedre bruk av digitale møteverktøy, finne møtestrukturer som fremmer uformelle samtaler, styrket kompetanse innen digital ledelse for å ivareta relasjonene, og en satsing på kompetanseheving innen kunstig intelligens som støttefunksjon for virtuelle situasjoner. Studien bidrar med ny kunnskap i skjæringspunktet mellom ledelse, digitalisering og organisasjonsutvikling i en sektor preget av høye krav til sikkerhet og hierarki.