Praksis rundt avviksrapportering i helse- og omsorgssektoren: Underrapportering av vold og trusler i komplekse adaptive systemer

Abstract

Undersøkelsen satte søkelys på avviksrapportering relatert til vold og trusler, og håndtering i avvikssystemet Compilo. Analysen benytter prinsipper fra atferdsanalyse og ledelse for å forstå utfordringer, og foreslå forbedringer i avvikshåndtering. Avviksdata rapporteres i elektronisk system som del av internkontrollen og planlegging av arbeidet, medarbeiderne og ledelsen har hver sine roller. Underrapportering er en utfordring som fører til unøyaktig avviksfrekvens, og mindre adekvate HMS-tiltak, redusert støtte til medarbeiderne, og muligens dårligere kvalitet på tjenesten. Dagens samfunnsutvikling med rask teknologiske framsteg og økende kompleksitet krever kunnskapsforvaltning som fokuserer på analyse av systemer i kontinuerlig forandring fra en helhetlig tilnærming.

Seksjonen hvor undersøkelsen ble utført, viser tendenser til en del underrapportering av avvik. Dette skyldes delvis kultur for å diskutere avvik på teammøter i stedet for å rapportere i Compilo. Gamle myter om at avvikshåndtering er tabubelagt og skummelt, kan fremdeles henge igjen på enkelte lokasjoner. Det er en teori om at underrapportering disponerer for et fenomen som heter hazard adaptation, som innebærer at ansatte gradvis aksepterer høyere nivå av risiko grunnet manglende enighet om risikobegreper og akseptable risikogrenser.

Fenomenet kognitiv dissonans kan også tenkes å spille inn i hvordan medarbeiderne praktiserer avviksrapportering. Når ansatte opplever misforhold mellom krav og mulighet for å innfri kravene utløser det det gjerne psykisk ubehag. Medarbeideren forsøker å unnslippe ubehaget, prosessen igangsetter negative forsterkning med unngåelse som en mulig løsning på dissonansen. Så ansatte unngår å melde avvik, for å slippe en brysom samtale med lederen. Fra et kompleksitetsperspektiv er en god rapporteringsprosess en mulig løsning på underrapportering, det er viktig for medvirkning og læring i organisasjonen. Jeg anbefaler at ledelsen gjennomgår bruken av Compilo for å sikre at det fungerer effektivt som et dokumentasjons- og styringssystem, og fremmer demokratiske prosesser og psykologisk trygghet for å styrke medarbeidermedvirkning.