Effektivisering av konkurransegjennomføring: verktøy for offentlige innkjøpere

Abstract

I 2017 ble det innført krav om bruk av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) ved konkurransegjennomføring i anskaffelsesprosesser. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har siden 2018 gjennomført anskaffelsesundersøkelser hvert andre år, hvor det blant annet kartlegges utfordringer og barrierer knyttet til bruken av KGV. Likevel foreligger det lite tilgjengelig offentlig forskning som utforsker dette mer i dybden. Hensikten med denne oppgaven er å utforske hvilke utfordringer offentlige innkjøpere står overfor når de bruker KGV og hvordan kommunene organiserer seg for å håndtere disse utfordringene. Dette er problemstillingen for oppgaven.

Metoden som anvendes er en kvalitativ metode, med intervju av seks informanter fra ulike kommuner og fylker, hvor det benyttes en intervjuguide tilpasset problemstillingen. Det kommer frem flere hovedutfordringer knyttet til bruken av KGV i offentlige anskaffelser. Dette inkluderer varierende kompetanse/opplæringsnivå, mangel på tid og ressurser, utfordringer knyttet til funksjonalitet i tilgjengelige verktøy samt organisatoriske utfordringer.

Per i dag er det varierende hvordan kommuner organiserer seg for å møte på disse utfordringene, og vi ser at størrelsen på kommunen har betydning for hvordan det blir håndtert. For eksempel har noen kommuner dannet faggrupper som jobber rettet mot KGV. Andre samarbeider på tvers av kommuner og etablerer kontakt for å diskutere bruken av KGV, dele erfaringer og øke kompetansen. I de minste kommunene kan dette være noe mer utfordrende. En av informantene jobber eksempelvis som eneste innkjøper i deres kommune, hvilket resulterte i stor arbeidsbelastning. Gjennomføring av anskaffelser har av den grunn blitt delegert bort til andre i kommunen, som ikke jobber eksklusivt med innkjøp og som ofte har mindre kompetanse vedrørende KGV og regelverket.

Konklusjonen er at innkjøpsenhetene har utfordringer som går ut på tid og ressurser, som videre påvirker opplæringen og kompetanseutvikling. Organisatoriske utfordringer i innkjøpsenheter med manglende ressurser og kompetanse, påvirker effektiviteten av anskaffelsesprosessene. Tidsfordelingen mellom behovsanalyse, konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging varierer mellom kommunene, noe som indikerer ulike prioriteringer og ulik organisering. Videre forskning bør fokusere på hvordan utfordringer knyttet til KGV kan håndteres, samt hvilket innkjøpsstruktur som egner seg best offentlig i kommuner.