Mellomlederrollen i digitale omstillinger i høyere utdanning En casestudie av den digitale omstillingsprosessen ved OsloMet under Covid-19-pandemien

Abstract

Casestudien belyser mellomlederes rolle i den digitale omstillingen i høyere utdanning under Covid-19-situasjonen. Vi undersøker hvordan omleggingen til digital undervisning brått endret arbeidssituasjonen for ansatte i vitenskapelige stillinger ved OsloMet – storbyuniversitetet. I digitale omstillinger og innen moderne ledelsesteori har begrepet «Digital Mindset» fått økt oppmerksomhet. Digitalt tankesett blir hevdet å ha avgjørende betydning for hvordan individer opplever personlige og situasjonelle ressurser i form av interesse og motivasjon til å utvikle sin digitale kompetanse, og at de ser verdien av erfaringsdeling og samarbeid. Med hensyn til strategiske og institusjonelle rammer ved universiteter- og høyskoler, skal studien presentere hvordan mellomledere kan fremme et strategisk og institusjonelt digitalt tankesett blant vitenskapelige ansatte ved OsloMet.

Gjennom vitenskapelige ansattes perspektiver og erfaringer med digital undervisning i en krisesituasjon, vil vi øke kunnskapen rundt viktigheten av en aktiv lederrolle og lederstøtte i slike omstillinger. Formålet med studien er å fremme mellomledelse som en viktig lederposisjon som kan tilfredsstille vitenskapelig ansattes behov for tilstedeværelse og oppfølging, og gjennom tilretteleggelse av ressursbehov som oppstår med hensyn til faglige institusjonaliserte idealer. Med utgangspunkt i organisasjonsteori med vekt på organisasjonsendring -og kultur og begrepet «Digital Mindset», i kombinasjon med ledelsesteori og litteratur om universiteters- og høyskolers oppbygning og funksjon, skal vi se nærmere på mellomlederes handlingsrom innenfor strukturelle og kulturelle rammer ved OsloMet.

Casestudien anvender en kvalitativ metode hvor datainnsamling er gjennomført ved intervjuer på Zoom av 30 ansatte i vitenskapelige stillinger ved ulike institutter. Basert på informantenes behov i den digitale omstillingen, foreslår studien følgende tiltak for hvordan mellomledere kan fremme ansattes digitale tankesett. Behovet for tilstedeværelse og oppfølging kan tilfredsstilles ved at mellomledere fører dialog med ansatte og øvrig ledelse, kartlegger behov, og motiverer og gir tilbakemeldinger. Ressursbehovet i form av fysisk utstyr kan imøtekommes ved at mellomlederen kartlegger ansattes tekniske behov gjennom hyppige medarbeidersamtaler. For å håndtere behovet for tid, må mellomleder støtte opp under en anbefaling til øvrig ledelse om å sette av flere timer i ansattes arbeidsplan, ansette mer arbeidskraft eller omfordele arbeidsoppgaver. Mellomlederens kartlegging av kompetansenivået og ansattes erfaringer med Digin – tverrfaglig kompetansemiljø med spisskompetanse i teknologi, pedagogikk og kvalitet i undervisning, er hensiktsmessig for å tilfredsstille behovet for kurs tilpasset den enkeltes kompetansenivå i samråd med Digin. I tillegg kan mellomlederen fremme samarbeid gjennom å opprette belønningssystem, forum og møtesteder for læring og erfaringsdeling på tvers av studieprogram, avdelinger og institutter. For at mellomleder skal ivareta vitenskapelige ansattes faglige verdigrunnlag i digital undervisning, bør vitenskapelig personale bli involvert i faglige møter, konferanser og kurs internt.

This case study sheds light on the role of middle managers in the digital transformation in higher education during the Covid-19 situation. We examine how the transition to digital teaching has suddenly changed the work situation for employees in scientific positions at OsloMet – Oslo Metropolitan University. In digital transformations and in modern management theory, the concept of digital mindset has received greater attention. Digital mindsets are claimed to be crucial for how individuals experience personal and situational resources in the form of interest and motivation to develop their digital skills, and the way they consider the value of experience sharing and collaboration.

Through the perspectives and experiences of scientific staff with digital teaching in a crisis situation, we will increase knowledge about the importance of an active leadership role and leadership support in such changes. The purpose of the study is to promote middle management as an important leadership position that can satisfy the need for presence and follow-up, and facilitation of resource needs that arise with regard to professional institutionalized ideals among scientific staff. Based on organizational theory with emphasis on organizational change and culture and the concept of «Digital Mindset», in combination with management theory and literature on the structure and function of universities and colleges, we will take a closer look at middle managers’ room for maneuver within structural and cultural frameworks at OsloMet.

The case study uses a qualitative method where data collection was carried out through interviews via Zoom of 30 employees in scientific positions at various institutes. Based on the informants’ needs in the digital transformation, this study proposes the following measures for how middle managers can influence employees’ digital mindsets. The need for presence and follow-up can be satisfied by middle managers engaging in dialogue with employees and other management, charting needs, and motivating and giving feedback. The need for resources in the form of equipment can be met by the middle manager charting employees’ technical needs through frequent employee interviews. To handle the need for time, the middle manager must support a recommendation to other management to set aside more hours in the employees’ work schedule, hire more labor or redistribute work tasks. The middle manager’s charting of the competence level and employees’ experiences with Digin – interdisciplinary competence environment with cutting-edge expertise in technology, pedagogy and quality in teaching, is appropriate to satisfy the need for courses adapted to the individual competence level in consultation with Digin. In addition, the middle manager can promote collaboration by creating reward systems, forums and meeting places for learning and experience sharing across study programs, departments, and institutes. For the middle manager to take care of scientific staff’s professional values in digital teaching, scientific staff should be involved in professional meetings, conferences and courses internally.