Brukernes forhold til sak/arkivsystemet - En casestudie i Hamar kommune

Abstract

Ulike kartlegginger og erfaringer på arkivfeltet har påvist manglende journalføring og arkivering i offentlig sektor. Dette kan medføre at demokratiske hensyn (jamfør offentlighetsloven og innsynsrett), vår historiske arv og enkeltpersoners rettighetsdokumentasjon ikke blir tilstrekkelig ivaretatt. Digitale sak/arkivsystemer benyttes som verktøy for å ivareta dette, og studiens formål var å framskaffe mer kunnskap om hva som kjennetegner ansattes bruk av og forhold til sak/arkivsystemet. Studiens datamateriale er en kvantitativ undersøkelse blant 339 registrerte brukere av sak/arkivsystemet ESA i Hamar kommune i november/desember 2014. Det var en anonymisert web-basert spørreundersøkelse med en svarrespons på 46 prosent. Det var en mulig overrepresentasjon av hyppige brukere i utvalget. Undersøkelsen danner ikke grunnlag for generalisering. Hovedfunnene var; brukernes holdning til ESA og forankringen i ledelsen var god, men det gjenstår noe arbeid for å motivere til å bruke ESA. Datafangsten til ESA var overveiende god når det gjaldt papirbaserte dokumenter, men det var større utfordringer med digitalt skapt materiale. Brukerne viste utfordringer med søk i ESA og opplevelsen av systemets funksjonalitet, egnethet og brukervennlighet framstod som dårligere enn ønsket. Brukerne opplevde at ESA ikke var lett å lære, og de ønsket seg mer dekkende og bedre tilgang til opplæring. Satsningsområdene videre bør legges på motivasjonsarbeid, opplæring og tiltak for bedring av brukeropplevelsen av sak/arkivsystemet.

English title: The users relationship to the electronic records management system (ERMS). A case study in Hamar municipality. Various surveys and experiences in the record management field has demonstrated a lack of recordkeeping and archiving in the public sector. This can lead to impaired democratic considerations (cf. FOIA and right of inspection), and that our historical heritage and documentation of individual rights are not being adequately addressed. Digital ERMS’s are used as tools to ensure this, and the study's purpose was to acquire more knowledge about the characteristics of employees' use of and relationship to the ERMS. The study's data material is a quantitative survey among 339 registered users of the ERMS “ESA” in Hamar municipality in November / December 2014. It was an anonymous web-based survey with a response rate of 46 percent. There was a possible over-representation of frequent users of the population. The investigation does not constitute grounds for generalization. The main findings were: The users attitude towards ESA and support by the management was good, but there remains some work to motivate to use ESA. Data capture for ESA was predominantly good when it came to paper-based documents, but there were greater challenges with digitally created material. Users revealed challenges in searching in ESA and their experience of system functionality, suitability and usability emerged as poorer than desired. Users felt that ESA was not easy to learn, and they wanted more adequate and more frequently offered training. The areas of priority should be further motivational work, training and actions to improve the user experience of the ERMS.