Lean i forvaltningen : verktøy, trend eller symbol?

Abstract

Nivået av interesse for Lean som et middel til endring og forbedring i offentlig sektor har vært høy og virker å være tiltagende. I denne oppgaven har vi forsøkt å svare på problemstillingen: Hvorfor er Lean innført og hva kjennetegner anvendelsen i forvaltningsenheter med et stort innslag av saksbehandling av enkeltvedtak? Fremgangsmåten vi har brukt har vært basert på datainnsamling ved hjelp av dokumentanalyse og intervjuer, hvorpå vi har strukturert og analysert data. I analysen har vi benyttet oss av et instrumentelt og to institusjonelle perspektiver. Det instrumentelle perspektivet ligger nær en hierarkisk variant, hvor hierarkisk kontroll og rasjonell beregning er sentrale faktorer. De to institusjonelle perspektivene skiller vi i et kulturperspektiv og et myteperspektiv. Sentralt i det kulturelle perspektivet er at institusjonaliserte organisasjoner har en unik intern organisasjonskultur og tradisjoner. Dette står i noe kontrast til myteperspektivet som retter oppmerksomheten mot institusjonaliserte omgivelser. Her er fokuset rettet mot betydningen av verdier og normer som finnes i omgivelsenene (se Christensen, Lægreid, Roness & Røvik, 2004). Vi har også støttet oss på en komparativ analyse av studieobjektene. Ut fra de tre perspektivene har vi utledet noen forventninger. Forventningene har vi så sett opp imot empirien. Deretter har vi drøftet om vi fant støtte for forventningene. Ved å bruke flere teoretiske perspektiver har vi betraktet empirien fra ulike vinkler. Gjennom denne tilnærmingen har vi sett noen tendenser rundt hvorfor Lean er innført og også sett noen kjennetegn ved anvendelsen av Lean i studieobjektene. Vi har funnet at toppledelsen var den prinsipale driver for å innføre Lean i samtlige av studieobjektene. Vi fant få likhetstrekk i Lean tilnærmingen mellom studieobjektene. Kun to verktøy benyttes hos alle studieobjektene: prosesskartlegging og tavlemøter. Det eksisterer således et mangfold av tilnærminger til forbedringsarbeid basert på Lean i forvaltningen.

Lean in the central agencies. Tool, trend or symbol? The level of interest for Lean as a means of change and improvement in the public sector have been high and seem to be rising. In this paper we have tried to answer and analyze the following research question: Why is Lean introduced and what characterizes the application in central public agencies who conduct mainly administrative proceedings based on individual decisions? The method we have relied on is based upon document analysis and interviews, which we have structured and analyzed. We based our analysis on three perspectives, one instrumental and two institutional. The instrumental perspective lies close to a hierarchical variant, where managerial control and rational calculation are central factors. As for the two institutional perspectives, we distinguished between a cultural perspective and a myth perspective. The main notion of the cultural perspective is that of institutionalized organizations with a unique internal organizational culture and traditions. In contrast the main notion of the a myth perspective is the idea of institutionalized environments, where the focus is on the significance of values and norms found in an organization’s environment (see Christensen, Lægreid, Roness & Røvik, 2004). Lastly we have conducted a comparative analysis between the three study objects. From the three perspectives we have derived some expectations and reflect on whether we found support for the expectations. Using multiple theoretical perspectives we have considered the empirical data from different angles. Through this approach, we have seen some trends around why Lean is introduced and identified some characteristics of the application of Lean. Our analysis maintain that top management appears to be the principal driver for introducing Lean in all of the study objects. We found few similarities in the Lean approach between study objects. Only two tools are used in all study objects: process mapping and board meetings. Thus, there exists a broad diversity of approaches in Lean thinking and applications in central public agencies who conduct manily administrative proceedings based on individual decisions.