Effects of implementing a global financial shared service centre in DNV GL

Abstract

We studied DNV GL’s migration of finance functions from European countries into the Global Centre of shared services in Poland, focusing on the efficiency regarding handling of invoices and travel expenses, cost reductions and the human aspect. We have conducted depth interviews with managers on different levels and we complemented with quantitative data obtained from ERP systems used in DNV GL; Basware Monitor, Oracle Finance and BI Dashboards. Our findings indicate that the efficiency decreased during the transition period, somewhat more for Denmark than the Netherlands. In the long term, DNV GL might also experience some repercussions of losing competency. When we compared the period before and after the migrations, we found an efficiency gain. The cost reduction through salary arbitrage and headcount reductions are clear, but we do not know how much they might save on the effectiveness of processes. Overall we find indications to support that the transition to the Global Centre has been a success.

Vi har undersøkt DNV GL’s overføring av finansfunksjoner fra land i Europa til Global Centre of shared services i Polen. Vi fokuserte på effektiviteten i behandling av fakturaer og reiseregninger, reduksjon i kostnader og det menneskelige aspekt. Vi har gjennomført dybdeintervjuer med ledere på ulike nivåer og vi har supplert med kvantitative data hentet fra ERP-systemer brukt av DNV GL: Basware Monitor, Oracle Finance og BI Dashboards. Funnene våre indikerer en reduksjon i effektiviteten under overflyttingsperioden, noe mer for Danmark enn Nederland. På lang sikt ser vi at DNV GL muligens kan oppleve konsekvenser ved å ha mistet viktig kompetanse. Når vi sammenlignet perioden før og etter overflyttingen fant vi en økning i effektivitet. Kostnadsreduksjon som følge av lønnsarbitrasje og redusering av antall ansatte har gitt en umiddelbar effekt, men vi kan ikke si noe om hvor mye de kan ha spart i kostnader som følge av effektivitetsgevinst i prosessene. Alt i alt har vi funnet indikasjoner på at overflyttingen til Global Centre har vært en suksess.